HENKILÖTIETOLAIN (10 ja 24§) SEKÄ EU:N YLEISEN TIETOSUOJA-ASETUKSEN (GDPR) MUKAINEN REKISTERI- JA TIETO-SUOJASELOSTE
Rekisterinpitäjän nimi:
Aurajokisäätiö sr
Y-tunnus: 1016653-0
Osoite: Valkkimyllynkuja 2, 20540 Turku
Rekisterin nimi: Aurajokisäätiön henkilötietorekisteri
Tietosuojavastaava: Aurajokisäätiön toiminnanjohtaja, puh 040 5537 409,
sposti toimisto@aurajoki.net
Henkilötietojen käsittely tarkoitus:
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on henkilöstöhallinnon ja säätiörekisterin vaatimat lakisääteiset toiminnat, Aurajokisäätiön toiminnasta tiedottaminen sekä tilaisuuksien järjestämiseen liittyvät käytännön toimet. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Rekisterit ja käsiteltävät henkilötiedot:
– Aurajokisäätiön henkilöstörekisteri ja luottamushenkilörekisteri voivat sisältää seuraavia tietoja: nimi, osoite, henkilötunnus, pankkiyhteystiedot, verotustiedot, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
– Henkilötietoja sisältävät asiakirjat lähetetään sähköpostilla vain, mikäli henkilö antaa siihen luvan, muuten postitse tai henkilökohtaisesti.
– Sähköpostilla lähetettävissä tiedotteissa yms. ryhmäpostituksissa käytetään suljettua sähkö-postiryhmää, jossa osoitteet eivät näy muille vastaanottajille.
– Retkien, kurssien, tapahtumien ym. tilaisuuksien osallistujista voidaan kerätä osallistujalistoja toiminnan ajaksi ja käsitellä niitä yhdessä sopimuskumppanien kanssa. Osallistujista ei kerätä rekisteriä. Osallistujalistat voivat sisältää nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron. Tarpeettomat osallistujalistat hävitetään.
Tietojen säilytys:
– Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa ja teknisesti pääsyvalvotussa tilassa. Tarpeettomat tiedostot ja asiakirjat hävitetään asianmukaisesti.
– Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään suojattuna kirjanpidossa.
– Tarpeettomat tiedostot hävitetään.
Tietojen luovutus:
Tietoja ei luovuteta kaupallisiin tarkoituksiin tai kolmansille osapuolille, paitsi Suomen viranomaisten niin edellyttäessä tai rekisteröidyn omalla suostumuksella. Tietoja ei luovuteta EU/ETA-maiden ulkopuolelle.
Tarkastusoikeus ja pyyntö tietojen korjaamisesta tai poistamisesta
– Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja pyytää tietojen korjaamista tai täydentämistä.
– Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.
Muuta:
– Rekistereihin ei yhdistetä tietoja muista mahdollisista tietolähteistä.
– Mikäli havaitaan tietosuojaan liittyviä murtoja tai vuotoja, tietosuojavastaava ryhtyy heti toimiin asioiden korjaamiseksi.